订单的后期和跟踪

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针对合同的后期的实体（相册摆台等）和虚拟礼物（精修和视频），

后期成品标签下，可以管理

运营组织：如 快递公司和网盘公司；

查询代码：如网盘地址和快递公司运单号码——会体现在给客人的邮件中；

备注部分：如果在邮件模板里面加了此部分标签，备注的文字将会发给客人

订单的收款收据

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在标签下，可以为已经收款的款项开设收据和发票；

点增加即可开收据；编辑是可以编辑已经开好的收据；

经款人：当天是谁负责收款，针对某种情况，比如外拍时候客人把尾款给了摄影师或者化妆师；

付款类型：是哪种支付手段付款的，现金还是银行转账还是支付宝等；

付款单号：方便日后查询，比如银行汇款单号；

备注：一些其他的补充说明，比如收的是新西兰元，但是客人实付人民币，针对此种情况；

收款的详细和金额的拆分说明

比如客人付了2000元，其中1500是拍摄费用，500是加了住宿，则可以在明细里面添加；

注意，为了避免数据冲突，无论如“明细”下都要加每笔款项的细则，哪怕只有一种。

收据是没有把税分开，发票是把税分开显示。

创建订单——合同生成并发送以及扫描副本的保存

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在打印合同下，会有若干合同名称的按钮，点击即可生成合同。

如果需要添加补充的内容到合同，则在【合同附加说明】的标签下写上即可。

生成的合同会自动把客户资料，套餐详细提取到合同里面，并转化成pdf格式。

如需要发给客人合同；

简易方法，到【基本信息】，电邮通知的 按钮，选择相对应的邮件模板发送即可（默认模板是：{name} ,订金${DJ}回执–来自XXX工作室），不需要其他的操作，合同会以链接的方式发给客人，不占用空间；

传统方法：下载pdf版本，然后粘贴到邮件附件，再发送；

客人可以将合同打印后签字，然后拍照发邮件回来。系统操作人员可以将此版本上传作为副本（在生成合同下面的上传合同副本）。上传的版本同样开放给客人。

订单建立3——工作分配

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除了让员工登陆时候可以能看到自己的任务，也适合对每一单任务的后期追踪。

如果一个类型的任务有多个员工，或者一次要添加多个员工，则按住Ctrl/Command鼠标点选员工名字即可选择

系统的一些预设(税率，日期格式)

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在系统管理里，会有一些常见的预设：

税率：这是在开发票Invoice时候会自动根据此税率算出。比如中国叫做增值税，澳洲和新西兰叫做GST，即商品服务税。如果说税率是15%那么即填写1.15

日期格式：会牵涉到在合同，信件等一系列的显示日期格式，通常有：YYYY-MM-DD（中国东亚传统）, DD-MM-YYYY（欧洲和英联邦传统）, MM-DD-YYYY（美国传统）

发信服务器设置：点击参考这里

谷歌日历和谷歌Key API：读取谷歌日历的参数，中国大陆地区版本可以不理会，更或者选择屏蔽获得更快浏览速度；

后期邮箱：除了发信和接单的邮箱，某些公司会把后期的邮箱独立开来，方便管理，这里给了一个额外的选择给大家；

订单显示未来和过去天数：订单很多，默认是按照拍摄日期的新到旧排列，但是为了不至于一开始翻很多页（比如现在是2018年2月20，但是接单已经接到11月份），所以将最近要处理的订单置顶提前，也就是复制一份到订单列表前面看。当然，置顶的只是复制，在正规排列的位置仍然会看到此订单，但是编辑修改一个，都是同样会更新的。
默认是未来14天内的订单和刚过去5天内的订单

发信服务器设置(客人提交表单，给客人发格式化信件)

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这是系统里面非常重要的配置，因为在给客人一键发信，客人给后期发确认信，都需要这个配置。

常见的发信服务器称为SMTP，每家不同的邮箱有不同的配置，具体可以搜索的到，这也是公开的信息。

邮箱用户名  通常跟发信信箱一样，但是某些服务器是填写用户名，请注意看每家的配置

邮箱密码 也就是邮箱的登录密码

发信信箱 这个邮箱是什么

SMTP服务器 邮箱的服务器

端口和SSL：还是看每家的具体的邮箱服务器设置说明书

如果是Cpanel配置出的 邮箱，服务器跟ip地址一样，端口默认为25

订单号和文件名的各种预设

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为了方便管理文档，很多优秀的公司会有严格的文件名命名和文档规则。

有趣的是，很多这些规则最后都异曲同工，不约而同的走向了一起。

比如：文件管理是按照年-月-日命名管理，不管是国外还是中国，包括日期格式是dd-mm-yyyy的国家。

理由：方便文件夹排列的时候按照文件名排列，如201802424jackychan, 这种文件夹体现了拍摄日期和客户名字。

互联网的文件名命名规则：小写的英文名, 数字,下划线_和中横线-，均为半角英文字符；中文名和特殊符号不被支持；

同样的，文件名也一样可以按照此规则来命名。

 

订单号的格式和常见规则：

通常来说，针对有规则的订单号格式

会有以下若干参数

公司名称缩写，如lw,zy之类

日期格式：如20180421或者180421

工作类型：如ph,vd, pv, cm分别表示 摄影，摄像视频，摄影和摄像，商业等

尾缀：加一个尾缀，避免重单，因为前面规定了格式就会产生重单的可能，比如 一天里的单子有 lw-ph180421-16x和lw-ph180421-2j8两个订单可以区分

随机代码组合：一般可以是数字和英文的随机组合

所有的这些命名规则的目的只有一个：在不查看订单合同详细的情况下，可以最快速的通过看文件名就得知此照片所含的信息，从而大大提高工作效率。

比如 201802424jackychan_peak0125.jpg就可以知道日期，客户名和景点，而dsc_3262.jpg什么也说明不了；非常方便后期的管理和负责人的查询。

批量命名软件有很多，Adobe Bridge就可以做，还有很多免费的看图软件均可以实现。

 

订单号格式常见函数：

rdm() 随机
opt(项目1/项目2/项目3)
(lt)字母
(dg)数字
在这些函数前面如果有数字，就是表示位数
斜杠/选择其一
加号+两个都有

订单号均不分大小写

括号里面就表示子公式，开始转换

假如ph180301-57N是我的订单，那么公式就是
[opt(ph/vd/pv/ex)][yymmdd]-[3rdm(lt+dg)]

[opt(ph/vd/pv/ex)] 的意思就是 在ph, vd, pv, ex里面下拉选择一个
[3rdm(lt+dg)] 3位数的字母和数字随机组合

佣金比例设置的公式

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系统设置—->佣金比例设置

这个佣金比例设置类似于收税的设置，避免了一刀切的百分比。

举例说明

一个4500的套餐，从小到大可以分割为为500，1500，1000，1000，500

500对应的佣金百分比是0%; 这点便宜的套餐就不给佣金了

1500对应的佣金百分比是3%;

1000对应的佣金百分比是4%;

1000对应的佣金百分比是5%;

最后一个500对应的佣金百分比是5%;

最后的就是每个部分的佣金总和相加就是该订单的总佣金；

 

如果觉得太麻烦，想一刀切也行，直接开始金额0.00到设置一个非常大的金额，比如99999999.99，百分比都是6%

这样你所有的套餐佣金率都是6%

 

是否可以设置多个佣金公式给不同的员工？目前不可以

员工业绩（接单佣金）

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这里是展示一段时间内所有员工接单的成绩以及每个相关的佣金。

在显示过滤的时候可以实现多阶查询；如某个员工某段时间的接单业绩和待发送的佣金。

员工包含外包中介。

默认显示的日期范围是最近一个月。默认员工为所有员工。

 

小贴士:

如何查询某个阶段内该给员工多少佣金呢？除了查询员工名字和日期，

还有：佣金状态， Y为已经发放，N为未发放，就是应该给。你可以选择N的状态，那么就知道该给多少了。

状态：就是订单状态，根据某些公司的规则不同，预约状态，就是订金都没收到是不给佣金。有些是收到订金后给，有些是全部收完给，有些是整个订单完成客人给好评了再给，可以根据具体情况过滤查询再决定。

如果某个订单黄了，取消佣金，怎么办？在修正金额上做修改，比如某客服给客人做了极高的折扣，或者有接单失误。原价$4500的套餐变为$3800的，那么就在修正金额填写-700, 最后佣金会按照$3800的金额来算佣金。如果不想给佣金作为惩罚呢？那么就输入-4500就可以了，就是说把总价减光；

 

佣金计算公式：在 系统管理—>佣金设置

具体的佣金公式设计，点击查看这里

消费预设

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这是针对经常性固定消费的预设，为了方便在消费管理添加时候，不必再输入同样的内容。

如：房租，网费，电话费，广告费等；